Среда, Ноябрь 22, 2017

Microsoft Word. Персонализация, печать конвертов, шаблоны.

Итак, самый простой и доступный всем способ автоматизировать свой нелегкий труд - использовать возможности продукта Microsoft Word.

 






 

Этот редактор установлен на многих офисных компьютерах. Освоить персонализацию и печать переменных данных при помощи Word очень просто. Итак, что мы имеем. Мы работаем секретарем в крупной обслуживающей организации, насчитывающей около тысячи корпоративных клиентов. И в пятницу утром приходит наш любимый шеф и между делом сообщает, что с понедельника меняются наши тарифы и нужно бы всем нашим клиентам сегодня отправить официальное уведомление по почте. Ерунда какая, напечатать, упаковать, заклеить и подписать тысячу конвертов....

Итак, что мы имеем: двадцать четыре часа времени, база клиентов, тысяча пустых конвертов. Еще нам пригодится пара чашек кофе, шоколадка. Наша задача - печать переменных данных, а именно нам нужно на конверте напечатать адрес и наименование получателя. Еще вероятно нам нужно напечатать текст самого письма.

Под рукой у меня только Microsoft Office 2003 с пакетом обновления SP3, я подозреваю что на поздних версиях Office все примерно тоже самое.

Начнем с подготовки базы. Предполагается что вся база есть в электронном виде, пусть это будет таблица Excel. Хотя как ни странно персонализация в Word поддерживает очень много форматов баз данных. Тут и Access, и Excel, и текстовые файлы, и даже источники odbc, но это все я честно говоря не пробовал, поэтому остановимся на Excel, как самый распространенный среди офисных хомячков. Открываем все списки наших клиентов, собираем их все в один файл Excel. Это наверное самая сложная часть всей нашей работы, собрать из кучи разрозненной информации единую базу данных. Но поверьте, оно того стоит, это потом очень сильно поможет сэкономить время и нервы. Наша база должна выглядеть примерно так:

Только конечно в ней будет не 5 строк, а 555, или 5555, насколько хватит терпения. Наименования столбцов могут быть любыми, но должны передавать общий смысл тех данных, которые там собственно имеют место быть, чтобы потом вам самим и не запутаться.

Сохраняем плоды наших стараний под любым удобным именем, я например сохранил под именем spisok.xls, мне так удобнее. Для ленивых: этот файл можно скачать тут.

Ну что, приступим непосредственно к персонализации и печати наших переменных данных. Пусть наша организация называется ООО "Рога и копыта". Нам нужно напечатать конверты адресатам, согласно подготовленному ранее списку в Excel.

Идем по пути минимального сопротивления, не особо вдаваясь в творение Билла Гейтса, и не разбираясь во всех тонкостях. Хотя кто знает, может потом и разберемся с этим с Вашей помощью. Нам нужен бланк конверта. Открываем новы документ Word, выбираем нужный нам формат бумаги, делаем шаблон конверта. Проще говоря, создаем пустой конверт с полями.  У меня получилось как-то так:

На что обращаем внимание - все конверты разного формата и поэтому для каждого размера конверта будет разный файл. Я предполагаю что мой конверт по ширине не превышает лист А4, точнее он немного больше, но в принтер лезет. Не знаю, как правильно называется такой размер конверта, у нас его все называют Евро-конверт, в него влазит лист А4, свернутый в 2 фальца, и поэтому делаю свой шаблон на А4. Если же ваш конверт какого-то другого размера, то создавайте шаблон по другому. И не помешает один раз распечатать свой шаблон на конверте, чтобы убедиться в его правильности. Опять же для ленивых мой шаблон доступен по ссылке.

Ну все, все подготовления завершены, кофе допит, шоколадки почти не осталось, приступим непосредственно к печати переменных данных. Microsoft по какой-то непонятной причине назвал персонализацию Письма и рассылки, хотя возможно они и правы. Итак меню Сервис-Письма и рассылки.

Если вы привыкли к Microsoft, вероятно вам проще будет работать через Мастер писем, хотя я с ним разобраться не смог, видимо эта приблуда работает только со списком контактов Microsoft Office Outlook, а у меня с ним как-то не сложилось. Если кто-то разберется - пишите, добавлю описание.

Я также не буду останавливаться на описаниях пункта меню Конверты и Наклейки и пункта меню Слияние, потому как там открываются мастера из нескольких шагов, появляется куча лишнего, а наша то задача очень проста - напечатать 1000 конвертов, поэтому на другом мы заморачиваться не будем.

Поэтому мы не ищем легких путей, а нажимаем Сервис - Письма и Рассылки - Показать панель инструментов слияния. Появляется небольшая панелька вверху, где все менюшки. Выглядит она так:

Ближе к концу статьи вкратце пробегусь по всем кнопкам этой панели, а сейчас порядок действия, будем тыкать только туда, куда нам нужно.

1. Нажимаем первую кнопку в панели Выбрать тип документа - выбираем письмо.

2. Нажимаем вторую кнопку в панели Открыть источник данных . Открывается окошко выбора файла. Выбираем тип файла - файлы Excel, ищем ранее подготовленный нами список адресатов (это был файл spisok.xls, если уже забыли). Появляется окошко с выбором таблицы. Так как у нас только одна единственная таблица, которая расположена в файле Excel на первом листе, выбираем Лист1$. Все, источник данных подключен. Если все сделано правильно, то на панели слияния активными станут ранее не активные кнопки. Для проверки нажимаем кнопку Адресаты слияния . В новом окошке видим список всех наших адресатов, которые были забиты в файле spisok.xls.

3. Сейчас самое интересное - вставляем поля для слияния. Если еще помните, в Excel у нас было несколько столбцов: номер, наименование, адрес, фамилия руководителя, имя руководителя. Вот эти столбцы и называются поля для слияния. Итак, в нашем документе word удаляем слово ПОЛУЧАТЕЛЬ. После этого нажимаем на кнопку Вставить поля для слияния , в открывшемся окне выбираем поле базы данных Наименование организации, нажимаем вставить, закрыть. После этого удаляем слово Адрес получателя , опять  нажимаем на кнопку Вставить поля для слияния , в открывшемся окне выбираем поле базы данных Почтовый адрес, нажимаем вставить, закрыть. После всех проведенных манипуляций, ваш экран должен выглядеть примерно так:

4. В принципе то все уже готово. Если вам особо ничего больше не нужно, и в идеале у вас все сделано правильно, можно просто нажать на кнопку Слияние в новый документ и наслаждаться результатом. Ну там правда еще одно окошко откроется, там нажмете все записи. И вот, если все сделано правильно, открывается новый многостраничный документ, в котором на каждой странице подготовлен конверт для каждого получателя из нашей подготовленной базы. Вставляем пачку конвертов в принтер и нажимаем кнопку печать. Все очень просто.

Наконец то сделал первый видеоурок.

http://youtu.be/72SD3kDNDQs

.be

Ну и примерно так же, как и при печати на конвертах, делаем персонализацию бланка уведомления. В данном случае сам бланк документа выглядит примерно так (пока без переменных данных):

Рекомендую на все случаи жизни насоздавать подобных шаблонов, чтобы потом просто брать готовый и делать персонализацию без проблем. А, тот что на картинке можно скачать тут.

Все готово к печати фирменного бланка.

 

1. Нажимаем Сервис - Письма и Рассылки - Показать панель инструментов слияния. Появляется небольшая панелька вверху, где все менюшки.

2. Нажимаем первую кнопку в панели Выбрать тип документа - выбираем письмо.

3. Нажимаем вторую кнопку в панели Открыть источник данных . Открывается окошко выбора файла. Выбираем тип файла - файлы Excel, ищем ранее подготовленный нами список адресатов.

4. Вставляем поля для слияния.

После вставки всех полей у меня получилось так: (красным обведены вставленные поля)

Вот таким образом мы вставили все переменные данные. Нажимаем кнопку Слияние в новый документ и проверяем в новом документе правильность заполнения. Естественно возникают некоторые нюансы с падежами или обращениями, но в целом это все решаемо, можно например написать в обращении Уважаемый(ая), это решит проблему с полами. Ну и остальные проблемы тоже решаемы.

Таким образом тот самый минимум, который необходим для печати персональных данных на конвертах и бланках я привел. Удачной работы!

Google

Разработка сайта -  sprohanov.ru